Wat is dat concept dan en hoe werkt het?
Het concept van het pilotprogramma is eigenlijk heel eenvoudig. Zoals reeds vermeld, worden alle huidige verkooporders en eindproducten en halffabricaten vermeld in volgorde van gewenste of gevraagde datum. De bestelling die als eerste moet worden geleverd, afhankelijk van de gewenste of gevraagde datum, is ook de eerste die een claim indient op het gevraagde artikelnummer en de gewenste hoeveelheid. Deze claim met de gevraagde hoeveelheid kan worden gedaan op de vrij beschikbare voorraad, huidige halffabricaten of inkooporders, die het gevraagde artikel kunnen gaan leveren.
In eerste instantie wordt altijd gekeken hoeveel van dit artikelnummer op voorraad is, of nog op voorraad is. In de lijst met bestellingen die in volgorde van vraagdatum zijn geplaatst, zijn er bijna altijd verschillende bestellingen die hetzelfde materiaal vragen. Maar de eerste order die moet worden afgehandeld kan ook de eerste zijn om de beschikbare voorraad op te claimen.
Een voorbeeld:
Stel dat er 10 stuks op voorraad zijn van artikel A en de eerste bestelling in de orderregel van Order #1 heeft er 4 nodig. Het programma registreert vervolgens in de verkooporderregel , naast de vereiste hoeveelheid, de hoeveelheid die uit die voorraad kan worden gehaald. Er zijn er dan nog 6 over voor eerstvolgende orders.
Met dat voorraadartikel A wordt vastgelegd dat 4 stuks van de 10 konden worden toegewezen aan bestelling #1. Nu is bestelling # 2 de volgende en die vraagt om een ander artikelnummer waarbij hetzelfde gebeurt. Nu is order #3 de daarop volgende en blijkt er behoefte te zijn aan item A; 8 stuks om precies te zijn. Maar er zijn er nog maar 6 over die uit de vrije voorraad kunnen worden toegewezen.
In de verkooporderregel van order #3 wordt naast de vereiste hoeveelheid 8 de 6 stuks vervulling uit de vrije voorraad geregistreerd en wordt bovendien geregistreerd dat deze 6 uit vrije voorraad komen. Er moeten echter nog 2 stuks worden gevonden voor bestelling #3. Het programma zoekt dan naar een werkorder die al in het systeem zit en waaruit item A wordt geproduceerd. Als een dergelijk artikel kan worden gekocht, evenals vervaardigd, is de productie ervan over het algemeen sneller en goedkoper Dat is de reden waarom het programma eerst naar een werkorder zoekt.
Stel dat er (nog) geen enkele werkorder voor het artikel is, misschien simpelweg omdat artikel A nooit is vervaardigd maar altijd is gekocht. Het programma blijft dan zoeken of er al een Inkooporder is met één of meerdere Inkooporderregels waarmee artikel A kan worden gekocht. Stel dat er een Inkooporder #20 is met dat artikelnummer dat nog niet is geleverd, met hoeveelheid 10. Twee hiervan zijn ‘geclaimd’ voor order #3 en 8 stuks zijn nog open voor volgende verkopen of werkorders die in de loop van het programma behoefte hebben aan artikel A. In de verkooporderregel van order #3 worden, naast de 6 stuks die al uit vrije voorraad waren vastgelegd, ook de 2 stuks geregistreerd, en dat ze afkomstig zijn van Inkooporder #20. De inkooporder-ID wordt daar dus ook geregistreerd. In de inkooporderregel van Inkooporder #20 wordt naast de hoeveelheid 10 ook de hoeveelheid 2 geregistreerd en ook aan welke verkooporder en verkooporderregel die 2 kunnen worden toegewezen. De order-ID en orderregel-ID van order #3 worden dus geregistreerd in de orderregel van Inkooporder #20
En dus gaat het programma door totdat alle verkooporders en werkorders die artikelen, materialen en componenten vragen zijn voltooid.
Na deze run hebben alle orders nu de gedetailleerde gegevens van de vrij beschikbare voorraaddekking en/of de dekking van halffabricaten en inkooporders. Het is dan over de hele set orders bekend hoe de gratis voorraad en werkorders en inkooporders worden gebruikt om dekking te bieden. En in de voorraadrecords en orderrecords van de werkorders en inkooporders die die dekking bieden, worden specifieke details van de beoogde dekking vastgelegd.
Die voorraad, en die halffabricaten en inkooporders die deze gedetailleerde informatie niet bevatten, worden dan duidelijk niet gevraagd door een verkooporder of werkorder voor eindproducten. En waar Geplande orders zijn ontstaan, is er blijkbaar een tekort dat binnen afzienbare tijd moet worden aangevuld om de productie niet te laten stagneren. Maar omdat al deze gegevens in detail zijn vastgelegd, kunnen materiaalplanners en kopers ook op een zeer gerichte manier werken met behulp van echte en realistische uitzonderingsrapportage.