Uitzonderingsrapportages leiden tot het sparen van tijd en geven nieuwe inzichten
De volledige afhandeling van dit nieuwe soort MRP en alle rekenresultaten, en tussenresultaten, worden dus tot in detail vastgelegd in de ERP-database. Bijgevolg kan bijna elke vorm van analyserapportage van de resultaten, of het nu gaat om de dwarsdoorsnedes van de vraag aan de ene kant of de dekking aan de andere kant, worden gemaakt. De rapportage kan dan zo worden ingericht dat alleen de uitzonderingen worden gemeld en de orders die volledig gedekt kunnen worden niet weer apart worden gerapporteerd.
Een materiaalplanner en/of inkoper hoeft dan alleen tijd en energie te steken in de uitzonderingen en niet in de dingen die goed lopen. Bijkomend voordeel is dat een materiaalplanner en/of inkoper zeer gericht kan werken en materiaalplannings- en besturingsproblemen veel eenvoudiger en sneller kan oplossen dan met het ene type geplande orders van standaard MRP. De bekende 80-20-regel[1] zou hoogstwaarschijnlijk van toepassing zijn, d.w.z. 20% uitzonderingen of speciale situaties om te melden, waarin 80% van zijn of haar tijd moet worden geïnvesteerd, terwijl 80% zonder problemen doorgaat als ‘business as usual’.
Het zal vragen zoals, welke inkooporders daadwerkelijk overbodig zijn geworden na het uitvoeren van de analyse omdat er geen enkele verkooporder of werkorder in het systeem is die de materialen of componenten op de inkooporderregel vereist , relatief eenvoudig te beantwoorden maken.
Alle inkooporders in het ERP-systeem die nog moeten worden geleverd, maar waarbij geen aanvragende order wordt genoteerd in de inkooporderregel naast het artikelnummer, waar de informatie ‘naar’ of ‘waar naar’ ontbreekt, kunnen worden geselecteerd op een uitzonderingsrapport dat hierop filtert.
Alle gegevens (lees: Inkooporders) die op dit uitzonderingsrapport voorkomen, komen in aanmerking voor verdere analyse omdat ze blijkbaar niet meer nodig zijn. Dit roept de vraag op waarom de inkooporders in het systeem zijn aangemaakt, en misschien ook door wie, en welke waarde ze vertegenwoordigen. Dit geldt natuurlijk alleen voor die Inkooporders die nog niet door de leverancier zijn geleverd. Het kopen van artikelen die niet echt nodig zijn, is geen nuttige activiteit voor een bedrijfsorganisatie, vooral gezien de kosten van voorraad.
[1] https://www.investopedia.com/ask/answers/050115/what-are-some-reallife-examples-8020-rule-pareto-principle-practice.asp